«Den Zeitplan einzuhalten, ist die grösste Herausforderung»

Das FAU-Weiterbildungsangebot wird immer umfangreicher, damit stieg auch der administrative Aufwand massiv. Darum wurde 2020 das Projekt «WB goes SharePoint» gestartet, mit dem Ziel, von den Kursbeschrieben über die Anmeldung bis zu den Kursrückmeldungen der Teilnehmenden alles zu digitalisieren und damit deutlich zu vereinfachen.


Anmeldung: Auf der linken Seite sind die aus dem FAU-Angebot ausgewählten Kurse gelistet. In der Kalenderansicht werden alle dazu verfügbaren Durchführungen innerhalb der FAU-Zeit angezeigt. Datenüberschneidungen sind direkt ersichtlich und pro Datum lässt die App nur eine Buchung zu. Rechts sind die auserlesenen Kursdurchführungen ersichtlich (entspricht einem Warenkorb) und können im nächsten Schritt angemeldet werden.

Kalender: Übersicht aller eigenen Kurs- und Seminartermine in kalendarischer Form.

Buchungsübersicht: Übersichtliche Darstellung, welche Kurse angefragt, angemeldet oder auf Status Warteliste gesetzt sind, inkl. Kursdaten und -zeit sowie der Möglichkeit von Absenz Meldung.

Kursbelegung: Die Belegung aller Durchführungen eines Kurses auf einen Blick (Anzahl: freie Plätze, Warteliste, abgemeldet).

Wie handhabt ihr die Kursadministration derzeit?

Ruth Vögeli: Heute werden viele Abläufe in der Kursorganisation und -administration manuell getätigt. Die Anmeldungen für  FAU-Kurse, FAU-Seminare und Fokus-Coachings erfolgen über ein Word-Formular oder per E-Mail, alle Daten  werden manuell in der Datenbank erfasst, kontrolliert und per E-Mail bestätigt. Die Kursleitenden erhalten alle kursrelevanten Unterlagen ebenfalls per E-Mail. Damit das reibungslos funktioniert und wir den Überblick behalten, ist eine gut funktionierende Zusammenarbeit im Team unerlässlich.

Mit welchen Zielen wurde das Projekt «WB goes SharePoint» gestartet?

Die wachsende Zahl an Weiterbildungsangeboten und die unterschiedlichen Bedürfnisse der verschiedenen FAU-Bereiche machten die Weiterbildungsadministration zunehmend komplexer, und wir sind an unsere Kapazitätsgrenze gestossen. Künftig werden die Prozesse deutlich vereinfacht und für alle übersichtlich sowie zeitgemäss gestaltet. Wir wollen künftig auf Papier verzichten und die Ressourcen optimieren.

Wie ist der Projektablauf geplant, wie ist das Vorgehen?

Das Projekt wird in drei Etappen umgesetzt. Im ersten Teil wird der ganze Anmeldeprozess dank Power-Apps übersichtlich, einfach und modern gestaltet. Unsere Teilnehmenden haben so künftig stets den aktuellen Überblick über ihr Kursprogramm, und auch die Kursverwaltung wird so deutlich vereinfacht. In den weiteren Etappen folgen die Digitalisierung der Präsenzkontrolle, der Kursbewertungen und Kursunterlagen und schliesslich die Neugestaltung der Kursbroschüre.

Was ist der aktuelle Stand der Projektarbeiten? 

Wir entwickelten und testeten die Funktionen der verschiedenen Apps für die Buchung und Verwaltung der Kurs-, Seminar- und Coaching-Anmeldungen. Zugleich wurden alle E-Mail-Vorlagen, Kurs- und Seminarbeschreibungen sowie die Profile der Kursleitenden und Fokus-Coaches überarbeitet und ins System eingespeist. Im Juni 2021 schulten wir alle FAU-Mitarbeitenden.

Wann soll der erste Teil des Projekts fertig umgesetzt sein? 

Der «Go live» für das erste Teilprojekt fand Anfang Juli 2021 statt. Danach starten wir mit der zweiten Etappe.

Welche Herausforderungen sind euch bisher begegnet? 

Wir hatten uns zum Ziel gesetzt, das individuelle Kursprogramm jeder Teilnehmerin und jedes Teilnehmers in einer Kalenderansicht darzustellen, die einen optimalen Überblick ermöglicht und Kursüberschneidungen im Vorfeld abfängt. Das ist uns zwar gelungen, hat jedoch Performance-Probleme verursacht. Auch die optimale Abdeckung aller Bedürfnisse der einzelnen FAU-Bereiche sowie die verfügbaren Ressourcen der Projektmitwirkenden stellen uns vor Herausforderungen. Wir fanden jedoch bisher für alle Herausforderungen eine passende Lösung, was allerdings zu einem höheren Zeitaufwand führte, als ursprünglich geplant. Daher bleibt – wie bei vielen IT-Projekten – die grösste Herausforderung, den Zeitplan einzuhalten.

Das Projektteam

Kernteam: Ruth Vögeli, Projektleitung; Roger Zumkehr, IT-Entwickler; Doris Roth Ott, stellvertretende Projektleiterin.

Erweitertes Projektteam: Anna Santagostini, Bereichsleiterin Weiterbildung; Bettina Hollenstein, Bereichsleiterin ALV Projekte; Eva Jacobs, Geschäftsführerin; Jenny Haus, Bereichsleiterin IV; Karin Dangel, Coach; Gabriela Mittelholzer, Coach.

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